3 điều mà các nhà lãnh đạo cần làm để cải thiện năng suất email tại nơi làm việc

 Hầu hết các công ty không có chính sách email. CEO của RescueTime lập luận rằng đó là một vấn đề đối với năng suất.

3 điều mà các nhà lãnh đạo cần làm để cải thiện năng suất email tại nơi làm việc

[Ảnh: NiseriN / iStock]

HƠN NHƯ THẾ NÀY

8 'siêu năng lực' của các đội thành công cao

Những gì tôi học được khi dẫn dắt một đội qua một năm tàu ​​lượn siêu tốc

Tại sao bạn vẫn nên nghỉ trong mùa lễ này

BỞI ROBBY MACDONELL4 PHÚT ĐỌC

Email có thể là một công cụ quan trọng ở nơi làm việc, nhưng nó cũng là một trong những thứ lãng phí thời gian lớn nhất. Theo nghiên cứu của McKinsey, người lao động dành 28% thời gian trung bình trong tuần làm việc để đọc và trả lời email . Tại RescueTime, dữ liệu của riêng chúng tôi cho thấy 2/3 số người kiểm tra email ít nhất một lần mỗi giờ. Gần 30% mọi người thừa nhận luôn mở hộp thư đến của họ và kiểm tra nó thường xuyên.

Mặc dù email đã được sử dụng gần 50 năm, nhưng vẫn chưa có một cuốn sách hướng dẫn cụ thể nào cho người dùng. RescueTime đã nói chuyện với hơn 700 chuyên gia về cách email được sử dụng tại nơi làm việc. Trong nghiên cứu của mình, chúng tôi đã tìm hiểu về những xung đột email quan trọng nhất và ba lĩnh vực chính mà các công ty có thể thực hiện để biến email thành một công cụ năng suất, thay vì trở ngại tại nơi làm việc.

NHIỀU NƠI LÀM VIỆC KHÔNG CÓ CHÍNH SÁCH VÀ NGHI THỨC EMAIL

Không ai giao xe mà lại mong có tài xế mới lái được ngay. Người đó cần phải học các quy tắc đi đường và vượt qua một bài kiểm tra để chứng minh năng lực. Nhưng vì lý do nào đó, khi nói đến email, các công ty cho rằng người lao động sẽ biết phải làm gì. Kết quả là, mọi nhân viên đều phải hoạt động theo một loạt các quy tắc khác nhau, điều này có thể dẫn đến xung đột và bất đồng. Các công ty hiếm khi có các chính sách có cấu trúc hoặc hướng dẫn về email, chưa nói đến một cách tiêu chuẩn hóa để đo lường năng lực.

Khi chúng tôi hỏi về việc sử dụng email, dữ liệu đã chứng minh rằng các công ty có thể giảm bớt sự hỗn loạn và xung đột bằng cách thiết lập các quy tắc cơ bản trong ba lĩnh vực chính.

1. HƯỚNG DẪN NHÂN VIÊN VỀ THỜI ĐIỂM SỬ DỤNG EMAIL

Các công ty cho rằng người lao động biết khi nào sử dụng email. Tuy nhiên, với nhiều công cụ hơn bao giờ hết, email có thể không phải lúc nào cũng là phương tiện tốt nhất để giao tiếp . Ví dụ, email có thể là công cụ ưu tiên cho các giao tiếp bên ngoài hoặc các hình thức liên lạc dài hơn. Nhưng các công cụ như Yammer, Slack và Skype có thể phù hợp hơn cho giao tiếp và cộng tác nội bộ. Những công cụ này cho phép mọi người nhận được câu trả lời nhanh chóng và thu hút ý kiến ​​đóng góp trong thời gian thực mà không làm lộn xộn hộp thư đến. Nếu một email yêu cầu nhiều qua lại, Skype hoặc thậm chí một cuộc gọi điện thoại có thể hiệu quả hơn nhiều email. Cung cấp trường hợp sử dụng tốt nhất cho email đảm bảo rằng mọi người trong nhóm sử dụng đúng công cụ cho công việc.

2. ĐẶT THỜI GIAN PHẢN HỒI TIÊU CHUẨN

Các công ty thường xuyên đặt ra các kỳ vọng bên ngoài về thời gian phản hồi, nhưng điều này cũng hữu ích nếu thực hiện trong nội bộ. Nhân viên dự kiến ​​sẽ trả lời email nhanh như thế nào? Trong nghiên cứu của chúng tôi, 40% số người nói rằng bạn nên trả lời trong vòng một ngày, trong khi 25% cho biết phản hồi phải trong vòng một giờ. Không có tiêu chuẩn hướng dẫn toàn bộ nhóm của bạn, bạn đang thiết lập cho nhân viên của mình xung đột và thất vọng. Một chính sách được lập thành văn bản điều chỉnh thời gian phản hồi sẽ giúp mọi người ưu tiên cách họ gửi và phản hồi thông tin liên lạc. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng nhân viên của mình ít bị phân tâm hơn — vì họ không thường xuyên kiểm tra email của mình.

Đừng quên nói rõ ràng khi nói đến email sau giờ làm việc. 60% mọi người nói rằng họ kiểm tra email trước hoặc sau giờ làm việc. Pháp và Đức có luật quản lý việc làm việc ngoài giờ, và Mỹ đã có dự luật “quyền ngắt kết nối” . Các công ty có thể tạo ra những nơi làm việc lành mạnh hơn bằng cách chủ động giải quyết vấn đề. Dẫn đầu từ đầu bằng cách kết thúc email sau giờ làm việc. Nếu bạn chọn làm việc ngoài giờ, hãy sử dụng công cụ lập lịch email để người nhận sẽ thấy nó trong ngày.

3. HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC ĐƯA AI VÀO EMAIL

Rất có thể, bạn đã được cc trên một email vào một thời điểm nào đó trong cuộc đời làm nghề của mình. Thường thì đây là những chuỗi dài đòi hỏi thời gian và nỗ lực để tìm ra những gì đã xảy ra và những gì chúng ta cần làm (nếu có). Khi chúng tôi hỏi về cách làm này, gần 50% số người mà chúng tôi nói chuyện cho biết họ không trả lời những email không được gửi trực tiếp đến họ. Nửa còn lại nói tùy (nghĩa là họ phải dành thời gian đọc chúng trước). Theo một bài báo trên Harvard Business Review , chúng ta mất 27 phút mỗi ngày để kiểm tra xem email có yêu cầu hành động hay không . Đây là một sự lãng phí thời gian, thời gian mà lẽ ra chúng ta có thể dành để làm công việc quan trọng.

Các công ty nên có một hướng dẫn về cách gửi email và những người nên được bao gồm. Ví dụ, có những lúc mọi người cần được thông báo nhưng lại không tham gia. Trong những trường hợp đó, có thể hiệu quả hơn nếu gửi một email tóm tắt nhanh riêng cho biết họ không cần thực hiện hành động. Tốt hơn nữa, bạn có thể lưu giữ thông tin thiết yếu bên ngoài email — như mạng nội bộ của công ty — để chỉ những người cần xem mới có thể truy cập thông tin.

Bằng cách đặt ra một số nguyên tắc cơ bản chi phối việc sử dụng email, bạn có thể làm cho email trở thành một công cụ giao tiếp tuyệt vời ở nơi làm việc. Đó cũng là một cách để lấy lại quyền kiểm soát email. Bằng cách đó, nó trở thành một công cụ phục vụ bạn và nhân viên của bạn, không phải là nguồn gốc của căng thẳng và lo lắng không bao giờ ngừng.