Quy tắc email năm phút đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc

 Người chỉnh sửa này có quy tắc dành không quá năm phút cho một email. Đây là cách cô ấy làm cho nó hoạt động.

Quy tắc email năm phút đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc

[Ảnh: Marcelo Leal / Unsplash]

HƠN NHƯ THẾ NÀY

Lời khuyên hữu ích đơn giản về năng suất này là chính xác những gì bạn cần

8 'siêu năng lực' của các đội thành công cao

Những gì tôi học được khi dẫn dắt một đội qua một năm tàu ​​lượn siêu tốc

BỞI DEBORAH TENNEN — ZAPIER5 PHÚT ĐỌC

Tất cả chúng ta đang chết chìm trong email. Và nếu bạn dành 15 phút cho mỗi lần trả lời, thì không hệ thống năng suất nào có thể giúp bạn tiết kiệm. Không phải số không hộp thư đến, không theo nhóm, không tắt thông báo — không có gì. Hy vọng duy nhất của bạn là nghỉ hưu.

Quy tắc của tôi: Tôi không bao giờ dành quá năm phút để viết một email công việc. Và khi tôi quản lý người khác, tôi cũng yêu cầu họ tuân theo một quy tắc. Lý tưởng nhất là mỗi email sẽ mất 30 giây để viết — sau đó, ngay cả khi bạn viết 100 email mỗi ngày, thì đó vẫn chỉ là một giờ trong ngày của bạn, nhưng năm phút là tối đa.

Tôi gọi quy tắc này là quy tắc năm phút và đó là cách tôi làm việc với email. Tôi cũng nghĩ rằng đó là cách bạn nên thực hiện email công việc, vì vậy ở đây tôi sẽ đưa ra một số gợi ý về cách thực hiện nó.

ĐỪNG LÀ MỘT KẺ NGỐC (TRONG EMAIL CỦA BẠN)

Bạn có thể nghĩ rằng tôi giống như một kẻ ngốc ở đây, và tôi là một. Nhưng tôi không thấy mình là một kẻ ngu ngốc trong các email của mình, mặc dù tôi dành rất ít thời gian cho chúng. Điều này hoàn toàn trái ngược với những gì Katie Notopoulos từ BuzzFeed gọi là “email của sếp”:

Nó được định nghĩa bởi những câu trả lời gần như tức thì — nhưng ngắn và ngắn gọn —. Email hai từ cổ điển. Đối với những người dưới quyền, nó có thể được kiểm soát. Đó là "cảm ơn" tức giận hay "cảm ơn" biết ơn? “Vui lòng cập nhật cho tôi” có ngụ ý thiếu kiên nhẫn với bạn không? Email của sếp có thể là nơi làm việc tương đương với việc nhận được câu trả lời bằng văn bản “k” từ một cuộc hẹn hò trên Tinder.

Nhưng viết một cách nhanh chóng và ngắn gọn không nhất thiết phải lạnh lùng hay không thể xuyên thủng. Chỉ mất nhiều thời gian để viết “Này, có thông tin cập nhật nào ở đây không? Cảm ơn!" như viết "Chúng ta đang ở đâu trên cái này?" Thậm chí loại bỏ câu "Cảm ơn!" cảm thấy dễ tiếp cận hơn hàng nghìn lần so với tùy chọn sau.

CÁCH TUÂN THEO QUY TẮC NĂM PHÚT

Bạn có thể chuyển quy tắc năm phút thành quy tắc ba phút, quy tắc một phút hoặc quy tắc 30 giây. Bất cứ điều gì có ý nghĩa nhất đối với vai trò của bạn. Ví dụ: nếu bạn thường giao tiếp với các nhà thầu cần phản hồi độc đáo, bạn có thể cần năm phút đó. Nếu bạn chủ yếu giao tiếp với đồng nghiệp của mình, thì có thể sẽ là 30 giây — hoặc ít hơn.

Ngoài lời khuyên luôn vui vẻ là “đừng suy nghĩ quá nhiều”, có một số cách cụ thể để đảm bảo rằng bạn không dành quá nhiều thời gian vào email của mình.

THỜI GIAN CHO CHÍNH MÌNH

Điều này thật đơn giản: Đặt hẹn giờ. Không cần thiết phải có gì lạ mắt — chỉ cần vặn bộ hẹn giờ trên điện thoại của bạn thành năm phút và khi nó kết thúc, bạn đã hoàn tất. Bất kể bạn còn bao nhiêu email để viết, bạn cũng cần phải gói gọn lại. Tôi khuyên bạn nên có một câu cuối cùng đóng hộp trong trường hợp bạn hết thời gian. Một số phiên bản của điều này sẽ hoạt động:

Tôi sẽ dừng lại ở đó, nhưng tôi rất vui khi được tìm hiểu sâu hơn hoặc làm rõ bất cứ điều gì nếu cần!

(Dấu chấm than không bắt buộc nhưng được khuyến khích nếu bạn cắt ngắn email của mình.)

Nếu bạn kết thúc bằng cách sử dụng câu cuối cùng đóng hộp của mình nhiều, bạn sẽ biết mình cần phải đi sâu vào vấn đề nhanh hơn, điều này sẽ rút ngắn thời gian viết của bạn. Hãy nhớ rằng mọi người không có thời gian để đọc email cũng như bạn không có thời gian để viết chúng. Vì vậy, hãy đi sâu vào bất cứ điều gì bạn đang gửi email.

TẠO CÂU TRẢ LỜI SOẠN TRƯỚC

Dành một ngày để tạo câu trả lời soạn trước — mẫu email cho các thư bạn thường gửi. Có một vài cách để làm điều này:

Sử dụng trình mở rộng văn bản , một ứng dụng đọc những gì bạn nhập ở bất kỳ đâu trên máy tính và tự động thay thế các đoạn văn bản bằng các câu và đoạn văn đầy đủ. Ví dụ: bạn có thể đặt nó để mỗi khi bạn nhập thx, nó sẽ tự động thay đổi thành Cảm ơn bạn đã liên hệ! Để sử dụng mạnh mẽ hơn, bạn có thể có từ khóa cho các mẫu email cụ thể — nhập từ khóa và toàn bộ email sẽ xuất hiện.

Nếu bạn đội một chiếc mũ giấy thiếc như tôi và không muốn một trình mở rộng văn bản đọc mọi lần gõ phím của bạn, hãy sử dụng tính năng trả lời soạn trước trong nhà cung cấp email của bạn. Cả Gmail và Outlook đều có tính năng trả lời soạn trước và chúng tôi có thể hướng dẫn bạn cách sử dụng chúng . Điều này yêu cầu thêm một vài cú nhấp chuột, nhưng nó thậm chí sẽ tự động điền dòng chủ đề cho bạn.

Tôi hiện có 28 câu trả lời soạn trước trong Gmail, từ một vài câu đến đoạn văn dài phác thảo các quy trình.

SỬ DỤNG CÔNG CỤ ĐẾM TỪ

Khoảng thời gian cần thiết để viết một email không phải lúc nào cũng tương ứng với số từ bạn kết thúc. Đôi khi, bạn làm việc với một email vì bạn muốn chắc chắn rằng bạn đang sử dụng chính xác giọng điệu và một email sáu câu khiến bạn mất 15 phút để viết. Nhưng thông thường những loại email này nhiều hơn một chút. . . đầy rẫy.

Nếu vấn đề của bạn là email của bạn quá dài, hãy tập thói quen sử dụng công cụ đếm từ để ngăn chặn chính bạn. Outlook cung cấp cách một cú nhấp chuột để thực hiện việc này , nhưng bạn sẽ cần sử dụng tiện ích mở rộng của Chrome như Word Counter Plus để có được tính năng này trong Gmail.

Tôi đã không thể tìm thấy một công cụ thực sự cắt đứt bạn sau một số từ nhất định, nhưng nó sẽ là một tính năng tuyệt vời (miễn là bạn có thể ghi đè nó khi cần thiết).

LOẠI BỎ CHUỖI EMAIL

Nếu bạn nghĩ rằng sẽ mất hơn năm phút để viết, email của bạn có thể không phải là một email. Đó có thể là một bản ghi nhớ được gửi dưới dạng email hoặc một bài luận thuyết phục bắt đầu bằng “Xin chào”.

Lưu ý: Đừng cố nhét cái chốt hình cộng tác vào một cái lỗ hình email. Thay vào đó, hãy sử dụng một công cụ dành cho những gì bạn đang làm.

Nếu bạn đang liệt kê tất cả tình trạng sẵn có của mình cho một cuộc họp, hãy sử dụng ứng dụng lịch. Nếu bạn đang điều phối một dự án hoặc cập nhật mọi người về tiến độ, hãy sử dụng ứng dụng quản lý dự án. Nếu bạn đang gửi một danh sách các câu hỏi, hãy biến nó thành một cuộc họp được đọc trước và lên lịch một cuộc họp liên quan, để bạn không vô tình tạo ra một chuỗi email tiêu vong.

Ví dụ: Tôi dành nhiều thời gian để đưa ra phản hồi cho các nhà văn tự do. Tôi làm điều đó trong Google Tài liệu, nơi tôi có thể để lại nhận xét cụ thể về các câu, đoạn hoặc phần cụ thể. Khi tôi hoàn thành, tôi viết một email dài 30 giây để người làm việc tự do biết tôi đã xem xét công việc và để lại nhận xét trong tài liệu. Theo cách này, họ dễ dàng phân tích phản hồi của tôi hơn và nó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. ( Tôi thậm chí có thể tự động hóa một email khi tôi thay đổi trạng thái chỉnh sửa trong ứng dụng quản lý dự án của mình .)

Nếu bạn không thể ngừng viết những email dài, có lẽ đã đến lúc bỏ email hoàn toàn. Hãy thử soạn thư từ bên trong CRM của bạn, sử dụng Slack với đồng nghiệp của bạn hoặc tự động hóa công việc của bạn đến mức email không gây nhiều phiền toái.